Synventory

Die Werkstatt-Software, die endlich
deinen Laden versteht.

Voll KI-gestützt · Läuft auch mit lokaler KI · Reparatur-Assistent eingebaut

Version 0.9 · Beta · Quelloffen

Produktvorstellung · Frühjahr 2026 · Für Zweiradhändler

Was ist Synventory?

Synventory ist eine komplette Werkstatt- und Warenwirtschafts-Software, gebaut von einem Fahrradhändler für Fahrradhändler. Kein Riesen-System für Konzerne, kein Hobby-Skript — sondern genau das, was wir alle seit Jahren suchen: ein Programm, das den Alltag in der Zweirad-Werkstatt versteht.

Aufträge, Fahrzeuge, Kunden, Kasse, Einkauf, Lager, Rechnungen, Kalender, E-Mail, Dokumente, Zeiterfassung — alles in einer Oberfläche, alles miteinander verknüpft, alles mit KI-Unterstützung.

Ein Server, alle Geräte — einfach im Browser

Synventory ist kein Programm, das du auf jeden Rechner installierst. Es läuft als Server — entweder lokal bei dir im Laden oder online auf einem gemieteten vServer. Jedes Gerät greift mit dem Browser darauf zu. Windows, Mac, Linux, Tablet, Handy — völlig egal. Eine Oberfläche, überall gleich, keine Installations-Orgien, keine Lizenzen pro Arbeitsplatz.

• Server lokal → deine Daten bleiben zu 100 % im Haus.
• Server online → du erreichst deinen Laden von überall auf der Welt.

Und dann ist da noch Mimir. Der Geist in der Maschine, der deinen Laden kennt, Fragen beantwortet, Fehler repariert — und dich mit der Zeit sogar kennenlernt.

Warum überhaupt NOCH ein System?

Weil die bestehenden Lösungen für uns nicht funktionieren. Zu teuer (monatliches Abo pro Arbeitsplatz pro Modul), zu fremd (aus Auto- oder Elektronik-Handel umgebaut), zu starr (jedes neue Feature kostet extra und kommt in zwei Jahren), zu wenig smart (KI? Fehlanzeige — Eingabe wie 2005) und zu cloudlastig (deine Kundendaten auf fremden Servern). Synventory dreht das um: deine Arbeitsweise bestimmt die Software — nicht umgekehrt.

Synventory vs. typisches Werkstatt-ERP

Aufträge, die mitdenken

Kunde rein, Fahrrad dazu, Auftrag aufmachen — in Sekunden. Das System merkt sich das Fahrrad, nicht nur den Kunden. Beim nächsten Mal hast du die komplette Historie vor dir: letzte Inspektion, getauschte Teile, Kilometerstand, Checkliste, eingebaute Komponenten.

AW-Datenbank mit Wort-genauer Suche

Arbeitswerte kommen aus einer durchsuchbaren Datenbank mit Excel-Import (dein Lieferanten-Katalog, einmal rein, alle Mitarbeiter finden’s). Suche nach Wort-Anfängen (“Bremse hinten” matcht alles was passt), AW-Kategorien-Filter, Schnellfehlerbeschreibung für immer wiederkehrende Probleme.

Checklisten, Fahrzeug-Historie, PDF

Wartungs- und Inspektions-Checklisten lassen sich abhaken. Die ausgefüllte Checkliste landet automatisch als PDF in der Kundenakte und beim Fahrzeug. Fahrzeug-Übertragungen (Verkauf, Besitzerwechsel) mit vollständigem Verlauf.

Status-Flow von Entwurf → In Bearbeitung → Wartet auf Teile → Kunde informieren → Wartet auf Kunde → Abgeschlossen → Fakturiert. Jede Statusänderung landet im Audit-Log, Belege werden automatisch eingefroren sobald fakturiert ist.

Ein Kalender für alles

Werkstatt, Verkauf, Mitarbeiter, Firmentermine — vier Kalender-Typen in einer Oberfläche, Farben machen sofort klar, was zu tun ist:

• Blau = Werkstatt offen · Lime = wartet auf Abholung
• Teal = fertig · Grau = abgerechnet · Pink = Firma

Termine per Drag & Drop verschieben, aus jedem Auftrag öffnet sich der passende Tag direkt an der richtigen Uhrzeit. Werkstattaufträge bekommen automatisch einen Termin, der sich nach Fertigstellung (Fakturierung) sperrt — Historie bleibt, aber nichts wird aus Versehen verschoben.

Verkauf & Kasse

Die Kasse ist kein aufgesetztes Extra, sondern im Betriebsablauf fest verdrahtet. Ein Knopf: Auftrag → bezahlt → Rechnung → gebucht.

Splitbezahlung & Multi-Auftrags-Checkout

Bar, Karte, Überweisung, Gutschein — alles gemischt in einer Bezahlung möglich. Kunde zahlt drei Aufträge auf einmal? Kein Problem: Multi-Auftrags-Abrechnung, Section-Überschriften auf der Rechnung trennen die Positionen sauber.

Tageszählung mit Münz- & Schein-Protokoll

Automatische Öffnung der Kassensitzung zu Schichtbeginn, Cent-genaue Zählung mit Münz-/Schein-Protokoll am Ende des Tages (Differenzen werden über Ein-/Ausgaben ausgeglichen — mit Begründung und Audit-Eintrag). 24-Stunden-Prüfung verhindert vergessene Kassenübergänge.

Ein-/Ausgaben mit KI

Bar-Ausgabe für neue Werkstatt-Lampe? Einfach den Betrag eintragen, die KI schlägt die passende Buchungsgruppe vor. Tagesbericht und Kassenbericht-PDF mit kompletter Münz/Schein-End-Zählung und Druckansicht sind jederzeit abrufbar.

Einkauf & Wareneingang

Lieferschein rein, Rechnung dazu — fertig. Synventory nimmt dir den mühsamen Teil ab.

KI-Import aus Lieferschein oder Rechnung

PDF hochladen, die KI erkennt den Lieferanten, zieht Positionen, Mengen, Preise und Rabatte heraus und füllt das Formular automatisch aus. Du prüfst, korrigierst wenn nötig, bestätigst. Empfängerprüfung gegen vertauschte Belege, automatische ZUGFeRD-Erkennung holt maschinenlesbare Daten direkt aus der PDF.

VK-Kalkulator beim Buchen

Dreiwege-Kalkulation (EK → Aufschlag → VK, oder VK → Marge → EK, oder UVP → Rabatt → EK). Brutto/Netto-Umrechnung lokal korrekt, MwSt wird aus der Zeitachse gezogen (2 % / 7 % / 19 % Änderungen historisch hinterlegt). Gebinde-Größen, Staffelrabatte, Lieferanten-Mindestmengen.

Gutschriften, Stornos, Bar → Kasse

Gutschriften und Stornos werden sauber gebucht (eigener Workflow, nicht “schnell löschen”). Bar bezahlte Wareneingänge laufen automatisch als POSCashMovement in die Kasse — kein doppeltes Erfassen, keine vergessenen Ausgaben.

Lager & Artikelstamm

Ein ordentlicher Artikelstamm ist die Basis für alles — Kasse, Auftrag, Rechnung, Inventur. Synventory nimmt das ernst.

Artikel mit Biographie

Jeder Artikel hat Lieferanten-Artikelnummern, UVP, EK-Preis-Historie, Aktiv / Inaktiv / Auslauf-Status (exklusive Filter, damit alte Artikel nicht die Suche verstopfen), MwSt-Zeitachse und Verknüpfung zu allen Lieferanten, die ihn führen.

Lagerverwaltung

Bestände, Bewegungen, Mindestmengen, Reservierungen für offene Aufträge. Jede Veränderung wird protokolliert — was ist wann rein oder raus, durch welchen Auftrag oder Wareneingang. Drei Pflichtartikel (Standardzeile, Pauschalposten, AW-Sonst) sind in jeder Installation voreingestellt, damit nichts “kaputtgehen” kann.

Multi-Word-Suche

Jede Such-Oberfläche nutzt die gleiche Multi-Word-Logik: “AW Gabel einbauen” findet auch Artikel, bei denen “AW”, “Gabel” und “einbauen” in verschiedenen Feldern stehen. Kein exakt-so-tippen-wie’s-angelegt-ist.

Rechnungen & Buchhaltung

Hier wird’s ernst — und hier hat Synventory bewusst nichts schludrig gemacht.

§14 UStG, ZUGFeRD, Leistungsdatum

Jede Rechnung ist §14 UStG konform mit allen Pflichtangaben: Leistungsdatum, Netto-Aufschlüsselung je Steuersatz, Steuerbefreiungen (z.B. §25a Differenzbesteuerung vorbereitet). In jeder PDF steckt ein ZUGFeRD-Datensatz — deine Kunden (und deren Steuerberater) können die Rechnung maschinenlesbar einlesen. Gutschriften mit eigenem Workflow, Skonto-Buchung, Payment-Verknüpfung über eigene Tabelle.

DATEV: SKR03 & SKR04 komplett

SKR03 (157 Konten) und SKR04 (122 Konten) vollständig integriert, mit Suchfunktion und Import-Command. Drei DATEV-Kanäle für den Belegversand: direkt an die Steuerkanzlei per E-Mail, Kunden-Mail mit Modal, oder DATEV-Cloud-Upload. Auswahl beim Buchen (Einkauf vs. Kasse) für Barzahl-Lieferanten — kein doppeltes Buchen, die passenden Konten werden automatisch gewählt.

Belegvorlagen mit Live-Vorschau

Das gesamte PDF-System läuft über ein Belegvorlagen-Modul mit A4-Editor und Live-Vorschau. Eine Vorlage, daraus entstehen Angebot, Proforma-Rechnung, Rechnung, Gutschrift, Bon, Etikett — alles mit der gleichen Fußzeile, dem gleichen Briefkopf, dem gleichen Layout.

Dokumenteneingang — Papier einsaugen

Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Zertifikate — jedes Papier, das im Laden liegt, landet am besten einmal digital und danach nie wieder als Zettel auf dem Schreibtisch.

OCR + KI in einem Schritt

Dokument hochladen (oder per Scanner-Mail reinschicken), OCR liest den Text aus, Claude oder GPT (dein Provider) analysiert den Inhalt: Welcher Lieferant, welche Rechnungsnummer, welches Datum, welche Positionen? Vorschau mit Highlights der erkannten Felder.

Automatische Ablage

Ein Klick, und das Dokument wandert in den richtigen Ordner — beim erkannten Lieferanten, beim Kunden, beim Auftrag, beim Fahrzeug. Vorlagen-Mechanismus für wiederkehrende Absender (“Paul Lange = Lieferant, immer in Ordner X”). Verknüpfung zum Wareneingang möglich, sodass du den Lieferschein direkt mit der Warenbuchung verbindest.

Filebrowser überall

Jede Kunden-, Lieferanten-, Fahrzeug- und Auftragsakte hat einen eingebauten Dateibrowser mit Kacheln, Thumbnails, Drag&Drop, Ordner-Upload, Löschen mit Rechte-Prüfung. Einmal abgelegt, überall wiederfindbar.

E-Mail — dein Postfach wohnt im System

Kein externes Outlook mehr, keine Copy-Paste-Zettelwirtschaft. Alle Konten, alle Ordner, alles synchron.

Multi-Konto, Multi-Ordner-Sync

Beliebig viele IMAP-Konten, jedes mit allen Ordnern synchronisiert (nicht nur Inbox). Unread-Counter zeigt nur Inbox-Ungelesene (damit ein voller Spam-Ordner nicht täglich ablenkt). Spam- und Papierkorb- Buttons, Antworten-Marker, vollständige Header-Ansicht, Anhänge mit Vorschau.

KI, die jede Mail mitliest

Die KI analysiert automatisch jede eingehende Mail: erkennt, ob der Absender ein Kunde oder Lieferant ist (oder legt ihn an), schlägt Antworten im richtigen Ton vor (“Du” oder “Sie” je nach bisheriger Kommunikation), ordnet Anhänge direkt der passenden Akte zu, leitet Rechnungen in den Dokumenteneingang weiter. Fortschrittsbalken nur wenn wirklich ein Prozess läuft.

Postfach-Freigaben pro Mitarbeiter

Der Chef entscheidet, wer welches Postfach sieht: full / read_only / hidden pro Konto. Der Einkauf sieht nur Lieferanten-Mails, die Rezeption nur Allgemein. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Dein-Tag- Feature mit persönlichem Mail-Briefing.

Kontakte & Nextcloud-Sync

Ein Adressbuch, das nicht nur Kunden kennt

Der Lieferant vom Lieferanten, der Buchhalter, die Versicherung, der Fahrrad-Großhandel-Ansprechpartner — all diese Kontakte gehören nicht in die Kundenkartei, aber irgendwo müssen sie hin. Synventory hat ein eigenständiges Kontakte-Modul: Adressbuch mit Gruppen, Notizen, Dateien, Profil-Tab im Mitarbeiter-Bereich, KI-indexiert (RAG) für Mimir-Fragen wie “Wer war nochmal der neue Ansprechpartner bei Shimano?”

CardDAV & CalDAV — alles in deiner Nextcloud

Kontakte synchronisieren sich über CardDAV mit deiner Nextcloud, deinem iPhone, deinem Thunderbird. Kalender über CalDAV — Termine aus Synventory tauchen auf deinem Handy auf und umgekehrt. Auch Google Calendar (via App-Passwort) und generische CalDAV-Server.

Konflikte sauber behandelt

Zwei-Wege-Sync heißt: wenn du den Kontakt am Handy änderst und gleich- zeitig im Laden — merkt Synventory das. Konflikt-Dialog zeigt beide Versionen, du entscheidest. Keine still überschriebenen Änderungen.

Was ist drin — und was kommt noch

Synventory wächst. Hier ein Auszug, was heute schon läuft und was auf der Roadmap ansteht — alles mit der gleichen Grundidee: eine Oberfläche, deine Daten, deine Hand am Steuer.

Die Liste wächst mit den Testnutzern. Was ihr braucht, geht vor.

Mimir — dein Assistent, der den Laden kennt

Mimir ist kein Chatbot mit Weltwissen, sondern ein Assistent, der deinen Laden kennt. Fragen wie “Was steht heute an?”, “Kunde Müller aus Bergheim, welche Aufträge?”, “Leg mir einen neuen Lieferanten an” beantwortet er direkt mit echten Daten — mit den Berechtigungen des angemeldeten Mitarbeiters.

Lokal oder Cloud — du entscheidest

• Ollama lokal — keine einzige Anfrage verlässt dein Netzwerk.
• Claude oder OpenAI (GPT-4.1 / 4o / o3) — maximale Leistung, wenn du sie brauchst. Provider-Wechsel ist ein Dropdown.

Diktat eingebaut, kompakter System-Prompt, optimierte Tool-Calls (auch für kleine Modelle wie Ministral), Kontext-Filter, RAG über deine Notizen, Checklisten und Konzepte.

SOUL — Mimir lernt dich kennen

Mimir hat ein persönliches Profil für jeden Nutzer (SOUL). Beim ersten Login führt er ein Kennenlernen-Gespräch, merkt sich deine Rolle, deine Sprech-Vorlieben, deine wichtigsten Aufgaben. Chef bekommt Umsatzzahlen und strategische Hinweise, Mechaniker bekommt Werkstatt- Fokus und technische Details — derselbe Mimir, andere Perspektive.

Mit der Zeit passt er sich an: Wen man duzt, wen man siezt, welche Widgets man bevorzugt, welche Kunden besonders wichtig sind. Das ist nicht gruselig, sondern nützlich.

“Warteschleife” war gestern

Wer kennt’s nicht: Irgendwas im System hakt, die Kasse zeigt eine Differenz, eine Buchung fehlt, ein Mitarbeiter kann sich nicht einloggen — und dann: Hotline anrufen, Warteschleife, Ticket aufmachen, zwei Tage warten, Rückruf verpassen, von vorne anfangen.

Mimir als DB-Admin & System-Admin

Synventory macht das anders. Mimir hat (für Admin-Rollen) Zugriff auf DB-Admin- und System-Admin-Tools — über eine konfigurierbare Whitelist, mit zweistufigem Bestätigungs-Flow für alles Gefährliche.

Typische Fälle, die du selbst löst:

Sicherheit first

Jede destruktive Aktion durchläuft einen Bestätigungs-Dialog mit Vorschau der Änderung. Das Audit-Log protokolliert wer was wann ausgeführt hat. Whitelist und Berechtigungen sind in den Einstellungen einsehbar und anpassbar. Nichts passiert hinter deinem Rücken.

Zeiterfassung & Mitarbeiter

Zeiterfassung live am Handgelenk

Eine Stempeluhr, die mitrechnet: Kommen, Gehen, Pause — per Klick oder per Handy. Laufende Zeit tickt client-seitig live im Browser- Header, damit der Mitarbeiter sieht, wie viel heute schon drauf ist. Stale-Sitzungen werden automatisch bereinigt (kein 431-Stunden-Schicht- Bug).

Wochenübersicht mit Überstunden-Konto, Plausibilitäts-Check bei überlangen Schichten, Berechtigungs-Prüfung (jeder sieht seine eigene Zeit, Leitung sieht alle). Export für die Lohnbuchhaltung.

Mitarbeiter-Profil mit KI-Kontext

Jeder Mitarbeiter hat ein Profil mit Kontaktdaten, Rolle, Filiale, Postfach-Freigaben, Dokumenten (Arbeitsvertrag, Fortbildungen, Zertifikate) und einem KI-Profil (SOUL), mit dem Mimir weiß, wie dieser Kollege tickt.

Dein Tag

Jeder Morgen startet mit einem persönlichen Briefing: Termine, offene Aufträge, heutige Ziele, Mail-Highlights — zusammengefasst von der KI im Ton, den du magst.

Benutzer, Rollen & deine Filiale(n)

RBAC (Rollen-basierte Rechte) mit Admin, Leitung, Mechaniker, Verkäufer, Rezeption, Buchhaltung — jede Rolle hat nur das, was sie braucht. 2FA-Pflicht (TOTP) für Admin- und Leitungs-Rollen. Edit-Locks verhindern, dass zwei Leute gleichzeitig am selben Auftrag ziehen. Jeder Filialen-Wechsel, jede Rechte-Änderung, jede Daten-Änderung landet im Audit-Log — lückenlos und unveränderbar.

Multi-Filial-fähig: mehrere Standorte in einer Installation, jeder Mitarbeiter einer Filiale zugeordnet, jeder Beleg mit Filialen- Nummerkreis. Chef sieht alles, Filialleiter seine Standorte, Mitarbeiter nur das Nötige.

Datenschutz, Sicherheit, Backup

• 2FA für kritische Rollen · Session-Timeout 8 Stunden
• SOPS + Age für Secrets (nie im Git)
• Audit-Log für alle CRUD-Operationen
• Soft-Delete überall — nichts ist wirklich weg
• NAS-Backups mit Rotation und Encrypted-at-Rest

Quelloffen — weil die Werkstatt uns gehört

Synventory ist quelloffen (SYNventory-Lizenz v1.2): du darfst den Code lesen, anpassen, im Betrieb einsetzen — kostenlos, auch gewerblich. Mit dem Programm Geld verdienen (also deinen Laden damit führen und Umsatz machen) ist ausdrücklich erwünscht. Nicht erlaubt ist nur, die Software selbst zu verkaufen, zu hosten oder unter eigenem Namen weiterzugeben. Wir entfesseln uns von den Anbietern — nicht, um neue zu werden.

Unter der Haube (für die Technik-Fans)

Django · MariaDB · HTMX · Tailwind · Celery · Redis · Anthropic Claude · OpenAI · Ollama · Whisper · ChromaDB (RAG). Läuft auf gebrauchtem Server oder vServer. 100 % on-premise möglich.

Was jetzt?

Synventory geht im Mai 2026 bei uns in den Produktivbetrieb. Ich suche fünf Mit-Tester aus der Händler-Runde, die Spaß am Ausprobieren haben, gern mal Code oder KI anfassen — und aus Erfahrung wissen, wie ein Fahrradladen tickt.

Wer Lust hat: schreibt mich hier in der Gruppe einfach an. Ich richte den Zugang ein, wir schauen gemeinsam rein, und ihr könnt vom ersten Tag an mitentscheiden, wohin es geht.

— Danke fürs Lesen.